Báo cáo, phê duyệt và chia sẻ

Mở project → Reports nếu có quyền đọc báo cáo. Cần quyền viết/duyệt/công bố riêng để làm các bước tương ứng trên project chưa lưu trữ. Vai trò và phạm vi chia sẻ quyết định ai xem được nội dung nào.

Soạn và công bố báo cáo

Chọn Báo cáo mới khi có quyền viết, điền kỳ và nội dung cần báo cáo, chọn phạm vi xem trước Internal hoặc Client rồi Lưu bản nháp. Gửi báo cáo để người có quyền review duyệt hoặc yêu cầu sửa; nếu cần yêu cầu sửa, ghi rõ lý do. Người có quyền công bố chọn công bố sau khi qua quy trình duyệt; hệ thống lưu một snapshot cho phiên bản đã công bố. Bản nháp và preview không đồng nghĩa đã công bố hoặc đã chia sẻ. Project lưu trữ cho xem báo cáo và snapshot lịch sử, không cho viết/công bố mới.

Sau khi chọn snapshot được công bố, người được phép có thể tạo yêu cầu phê duyệt cho client. Để chỉ định client có tài khoản, cần quyền quản lý chia sẻ và một liên kết client role Approver đang hoạt động; nếu không có quyền đó, luồng yêu cầu phù hợp là Guest theo quyền được chia sẻ. Theo dõi các yêu cầu nội bộ trong Approvals; quyền quyết định vẫn được kiểm tra trên từng yêu cầu.

Hai cách cấp quyền cho khách hàng

• Client portal: trong Settings, người có quyền chia sẻ tạo quyền truy cập cho email người dùng với role Viewer hoặc Approver, kèm thời gian hiệu lực nếu cần. Người được cấp quyền đăng nhập và mở khu vực client để xem project, báo cáo đã công bố và các approval được chỉ định. Chỉ role Approver và canDecide trên yêu cầu chưa stale mới có thể ra quyết định; yêu cầu sửa/từ chối cần ghi chú. Có thể thu hồi quyền từ Settings.
• Guest link: trong Settings → Chia sẻ cho khách, người có quyền tạo link với hạn dùng, giới hạn email/mật khẩu nếu cần, và chọn quyền đọc, bình luận, duyệt, file, album. Gửi link bằng kênh riêng an toàn, không đưa token hoặc mật khẩu vào docs hay ghi chú công khai. Khách mở Cổng khách, cung cấp thông tin cần thiết để mở khóa; những mục hiện ra phụ thuộc permission mask của link và dữ liệu được phép hiển thị. Link có thể hết hạn hoặc bị thu hồi.

Chỉ chia sẻ phiên bản đã duyệt với đúng đối tượng. Khi thấy yêu cầu stale, báo cáo thay đổi hoặc phiên guest hết hạn, tải lại thông tin và yêu cầu chủ project cấp lại quyền phù hợp; không cố tái sử dụng quyết định cũ. Xem cài đặt project và quản trị quyền để quản lý client access, guest share và ownership, hoặc FAQ khi cần hỗ trợ.