Quyền truy cập và phạm vi chia sẻ
Hiểu role, capability, project lưu trữ, client portal và quyền guest trước khi cộng tác.
Để bắt đầu sử dụng OTA, bạn cần tài khoản WorkCloud và quyền trên project phù hợp. Việc là Owner/Admin của tổ chức cho phép tạo project theo điều kiện tổ chức; điều đó không có nghĩa mọi thao tác trên mọi project đều khả dụng. Trong project, role và capability hiệu lực quyết định những phần bạn xem và sửa được. Team có giới hạn khi cấp role và quản lý permission; UI chỉ ẩn thao tác để hỗ trợ trải nghiệm, server vẫn kiểm tra quyền.
| Trường hợp | Quy tắc thực hành |
|---|---|
| Đọc và sửa | Quyền đọc khác quyền tạo/quản lý/đề xuất/duyệt. Ví dụ, xem Rates không cho phép đề xuất hoặc phê duyệt giá; xem Bookings không cho phép sửa booking. |
| Thành viên và task | Có thể quản lý team hoặc phòng ban mà không được cấp quyền duyệt task. Trạng thái task và quan hệ người yêu cầu/người nhận cũng ảnh hưởng thao tác. |
| Project Archived | Chỉ xem lịch sử trong phạm vi còn quyền đọc; không tạo hoặc sửa mới. Một số menu như Team vẫn mở để tra cứu lịch sử. |
| Tài liệu và báo cáo | Quyền xem, upload, quản lý và công bố khác nhau. Bản nháp báo cáo không phải snapshot đã công bố. |
| Client có tài khoản | Viewer/Approver được cấp qua Settings theo email, thời gian hiệu lực và project cụ thể; portal client không mặc nhiên nhìn thấy dữ liệu nội bộ. |
| Guest | Link có hạn, có thể yêu cầu email/mật khẩu và chỉ cấp những mục đã chọn (đọc/bình luận/duyệt/file/album). Thu hồi/hết hạn là mất quyền; không chia sẻ token qua kênh công khai. |
Trường visibility của một bản ghi, quyền project, quyền client và permission của guest link là các lớp khác nhau: đánh dấu ClientVisible đơn lẻ không tự xuất bản dữ liệu hoặc cấp quyền xem. Luôn kiểm tra đúng người nhận trước khi chia sẻ báo cáo. Không dùng guest link làm phương án thay thế cho tài khoản quản lý nội bộ.
Nếu quyền vừa được đổi mà không thấy menu, tải lại project và nhờ người quản lý kiểm tra capability hiệu lực. Xem câu hỏi thường gặp để phân biệt lỗi quyền với dữ liệu chưa tải.