Bắt đầu với OTA Sales Workspace
Hướng dẫn cơ bản để tạo tổ chức, tạo project và làm quen với không gian làm việc OTA.
OTA Sales Workspace giúp bạn quản lý project lưu trú và các công việc liên quan trên ota.workcloud.vn. Hướng dẫn này dành cho người mới bắt đầu; các thao tác trong project phụ thuộc vào quyền truy cập của tài khoản. Xem các khái niệm trong project nếu bạn chưa quen thuật ngữ.
1. Đăng nhập và chuẩn bị tổ chức
Bạn cần tài khoản WorkCloud. Đăng nhập tại WorkCloud, sau đó mở trang quản lý tổ chức để xem tổ chức hiện có hoặc tạo tổ chức mới. Khi tạo tổ chức, nhập tên và mã định danh (slug).
Để tạo project OTA, bạn phải là Owner hoặc Admin của một tổ chức đang hoạt động. Nếu đã tham gia tổ chức nhưng không thấy tổ chức đó khi tạo project, hãy liên hệ Owner/Admin để kiểm tra quyền. Nếu tài khoản đã sở hữu một tổ chức, trang WorkCloud có thể không cho tạo thêm tổ chức mới; bạn có thể dùng tổ chức đủ điều kiện đang có.
2. Tạo project
Sau khi chuẩn bị tổ chức, quay lại trang tạo project OTA:
- Chọn tổ chức sẽ sở hữu project và chọn mẫu (có thể giữ mẫu mặc định).
- Nhập tên project, tên và loại hình cơ sở lưu trú.
- Nhập tên và email liên hệ của khách hàng; có thể bổ sung tỉnh/thành, địa chỉ và số điện thoại.
- Chọn Tạo project. Nếu thành công, OTA sẽ mở trang tổng quan của project vừa tạo.
Nếu chưa có tổ chức đủ điều kiện, trang tạo project sẽ hiển thị liên kết trở lại quản lý tổ chức. Việc có liên kết tới trang này không tự cấp quyền tạo project.
3. Làm quen với project
Mở Danh sách project rồi chọn project của bạn. Trong menu của project, tùy quyền được cấp, bạn có thể:
- Cập nhật thông tin cơ sở lưu trú, tiện ích và phòng tại Property, Facilities, Rooms.
- Xem hoặc quản lý tài khoản kênh OTA, giá, khuyến mãi, booking và tồn phòng tại OTA Accounts, Rates, Promotions, Bookings, Availability.
- Phối hợp nội bộ tại Tasks, Workload, Notes, Services, Documents, Media, Team.
- Đọc số liệu được cấp quyền tại Points, Finance, Reports, Approvals.
- Xem hoạt động tại Activity hoặc quản lý cấu hình, chia sẻ và lifecycle tại Settings khi có quyền.
Không thấy mục nào đó? Menu chỉ hiển thị các tính năng phù hợp với quyền hiện tại. Nếu project đã lưu trữ, dữ liệu lịch sử có thể vẫn xem được nhưng các thao tác chỉnh sửa sẽ bị hạn chế.
4. Quay lại công việc hằng ngày
- Dashboard OTA: tìm và mở project; xem hướng dẫn Dashboard, tìm kiếm và thông báo để dùng bộ lọc và tìm kiếm an toàn.
- Công việc của tôi: xem các task bạn được phép truy cập trên nhiều project.
- Thông báo: xem các cập nhật gửi tới bạn.
- Cổng khách: dành cho khách đã được chia sẻ quyền truy cập; không thay thế tài khoản quản lý project.
Đây là hướng dẫn khởi đầu. Tiếp tục với booking, tồn phòng, công việc và vận hành project, cài đặt và quản trị quyền, báo cáo và chia sẻ hoặc quyền truy cập. Xem thêm kênh OTA và tài khoản kênh.