Cài đặt project và quản trị quyền

Mở project → Settings. Các phần xuất hiện theo capability hiệu lực của bạn; quyền xem một phần không mặc nhiên cho phép sửa phần đó. Project đã lưu trữ giữ ngữ cảnh lịch sử được phép xem và chặn các thay đổi mới.

Cập nhật thông tin và vòng đời project

Người có quyền quản lý project có thể cập nhật tên, phase, ngày bắt đầu và ngày đến hạn trong phần metadata. Chỉ chuyển project sang các trạng thái mà Settings đang cho phép; trạng thái hiện tại, vai trò của bạn và chính sách lifecycle quyết định các lựa chọn có thể dùng.

Không dùng việc đổi trạng thái như một cách vượt qua quyền của thành viên hoặc biến dữ liệu lịch sử thành dữ liệu có thể sửa. Khi một thay đổi bị từ chối, tải lại project để kiểm tra trạng thái hiện hành trước khi thử lại.

Cấu hình thương mại và thông báo project

Phần cài đặt thương mại cho phép chọn ngày cuối tuần và múi giờ của project. Các giá trị này là cấu hình cho cách đọc/thiết lập dữ liệu thương mại; hãy thống nhất với người phụ trách trước khi đổi. Dữ liệu hoặc snapshot đã ghi nhận không nên được hiểu là tự tính lại hồi tố chỉ vì cấu hình hiện tại thay đổi.

Nếu có quyền, bạn cũng thấy cài đặt thông báo cấp project. Cài đặt này bổ sung cho tùy chọn thông báo cá nhân, không thay thế chúng. Người nhận, kênh khả dụng và việc gửi Email vẫn được kiểm tra theo chính sách hiện hành.

Cấp quyền cho client có tài khoản

Trong Client access, người có quyền quản lý chia sẻ có thể thêm email tài khoản WorkCloud với role Viewer hoặc Approver và đặt thời gian bắt đầu/kết thúc tùy chọn.

• Viewer xem nội dung đã được chia sẻ trong client portal.
• Approver có thể tham gia các luồng phê duyệt mà họ được chỉ định và còn đủ điều kiện quyết định.
• Bạn có thể thu hồi một liên kết client đang hoạt động từ cùng phần cài đặt.

Client access không biến người nhận thành thành viên quản trị project. Chỉ cấp quyền cho đúng email, đặt thời hạn khi phù hợp và thu hồi quyền không còn cần thiết. Xem báo cáo, phê duyệt và chia sẻ để biết điều kiện công bố nội dung cho client.

Tạo và thu hồi guest share

Trong Chia sẻ cho khách, người có quyền có thể tạo link guest với giới hạn email, mật khẩu và ngày hết hạn tùy chọn. Chọn đúng các quyền cần thiết: đọc, bình luận, phê duyệt, truy cập file, chọn item album hoặc tải item album lên.

• Cấp ít quyền nhất cần thiết và xem lại phạm vi nội dung trước khi gửi.
• Token/link hoặc mật khẩu được hiển thị khi tạo phải được gửi qua kênh riêng an toàn. Không dán chúng vào ticket, tài liệu, ghi chú công khai hoặc chat nhóm.
• Theo dõi trạng thái link và thu hồi ngay khi mục đích chia sẻ kết thúc, email không còn phù hợp hoặc có nghi ngờ lộ thông tin.

Guest link không tạo tài khoản quản trị và không bỏ qua visibility, lifecycle hoặc quyền server.

Chuyển quyền sở hữu project

Nếu phần Ownership xuất hiện, chọn tổ chức đích đủ điều kiện, đọc kỹ tác động tới lịch sử Finance/Points và xác nhận trước khi bắt đầu. Hệ thống tạo liên kết chấp nhận dùng một lần; chỉ gửi liên kết đó cho người đại diện tin cậy của tổ chức đích qua kênh riêng.

Không lưu token hay URL chấp nhận trong tài liệu, ảnh chụp công khai hoặc công cụ theo dõi chung. Nếu tổ chức đích không xuất hiện hoặc chuyển quyền không được chấp nhận, dừng lại và nhờ Owner/Admin của tổ chức kiểm tra điều kiện thay vì dùng một tổ chức khác để né giới hạn.

Xem thêm quyền truy cập và phạm vi chia sẻ, Finance và Points và FAQ.